Festschrift zum 100-Jahr-Jubiläum

Für die Erstellung habe ich auch auf diversen Websites gestöbert, um Ideen zu sammeln. Bei der Umsetzung standen wir vor einigen Herausforderungen, allem voran Zeitnot. Da wir die Festschrift unbedingt herausbringen wollten, packten wir diese Hürden.

Nach Abschluss des Projekts geben wir gerne Tipps, welche anderen Ortsvereinen die Planung erleichtern können.

Zu Beginn die Vorgehensweise klären

• Jemand aus dem Organisationskomitee (OK) sollte die Verantwortung für die Festschrift übernehmen. Das bedeutet nicht, dass sie alles machen muss, aber dass sie den Überblick behält und dafür sorgt, dass die gesetzten Termine eingehalten werden.
• Diejenige Person, die die Festschrift erstellt, sollte eine versierte Word-Anwenderin sein und ein gutes Auge für ein ansprechendes Layout haben. Für den Druck empfiehlt sich, das Layout einer Grafikerin oder der Druckerei anzuvertrauen.
• Innerhalb von unserem OK 100 Jahre FG Gerliswil wurden Ideen für den Inhalt der Festschrift gesammelt. Relativ früh zeigte sich, dass wir gerne Geschichten aus alten Zeiten in der Festschrift haben möchten. Wir haben bereits im 2022 einen Aufruf gemacht, dass wir Geschichten suchen und sind diverse Mitglieder aktiv angegangen, von denen wir wussten, dass sie Interessantes zu berichten haben.

Tipps für die Planung

Idealerweise fängt man früh genug an und erstellt einen Zeitplan, bis wann man was machen möchte. Beispielsweise

• 1 Jahr vor Druck:
  Wer ist für die Festschrift verantwortlich?
  Inhalte grob bestimmen
  Wer ist für welche Inhalte verantwortlich?
  Bis wann werden diese geliefert?
  Gibt es Inserate?
  Möchte man Interviews machen?
  Soll es Danksagungen geben?

• 9 Monate vor Druck:
  Einreichen der bisher gesammelten Inhalte.
  Gibt es weitere Vorschläge für Inhalte?
  Was fehlt noch?
  Allfällige Inserenten kontaktieren und Eingabefrist für die Inserate festlegen.
  Inhaltsverzeichnis oder logische Reihenfolge der Artikel in der Festschrift bestimmen.
  Fehlt noch etwas?
• 6 Monate vor dem Druck:
  Idealerweise sind nun alle Inhalte vorhanden, so dass mit dem Erstellen angefangen werden kann.
  Auflage bestimmen und Offerten bei Druckereien einholen.
  Klären, welches Dateiformat die Druckerei braucht.
  In unserem Fall konnten wir die Festschrift im Word erstellen und der Druckerei als pdf schicken.
• 3 Monate vor dem Druck:
  Rohentwurf miteinander besprechen und Korrekturlesen.
  Für’s Korrekturlesen unbedingt genügend Zeit einplanen (ca. 1 Monat), da die Festschrift idealerweise von mehreren Korrektoren gelesen wird und nicht immer alle sofort eine Rückmeldung geben können.
• Will man die Festschrift an einem bestimmten Tag verteilen/verschicken, muss man genügend Zeit für den Druck einplanen (2-4 Wochen).

Was ist wichtig bei Layout und Inhalt?

• Diejenigen, die mit ClubDesk arbeiten, erstellen am besten einen Ordner für die Festschrift. Dort kann das ganze OK die Beiträge (am besten im Word) und Fotos hochladen. Alternativ kann dies auch über ein Dropbox-Konto oder per E-Mail gelöst werden.
• Unsere Festschrift wurde mit einer kostenlosen Online-Layout-Vorlage in Word erstellt. Das ganze Dokument war in Tabellenform.
• Die Seiten sollten einen guten Mix von Text und Bildern haben.
• Sicherstellen, dass alle Fotos verwendet werden dürfen. Je nach dem Zustimmung der abgebildeten Personen einholen.
• Es ist wichtig, dass eine gut lesbare und genügend grosse, möglichst dunkle Schrift gewählt wird. Ich habe einer älteren Person unterschiedliche Schriftmuster gegeben, denn uns war wichtig, dass die Festschrift von allen gelesen werden kann. Wir haben diesbezüglich mehrere positive Rückmeldungen erhalten und es wurde vor allem von älteren Leuten sehr geschätzt, dass wir darauf geachtet haben.
• Impressum nicht vergessen!
• Daran denken, dass die Festschrift eine durch 4 teilbare Seitenzahl haben muss, damit sie in Heftform gedruckt werden kann. Andernfalls leere Seiten vorsehen (z.B. zweite und vorletzte Seite)
• Ich war sehr dankbar, dass ich mehrere sehr kritische Korrekturleser:innen hatte, die nicht nur auf die Rechtschreibung geachtet sondern auch den Inhalt hinterfragt und das Layout genau angeschaut haben. Wenn man die Festschrift selber erstellt, ist man irgendwann «blind» für Unstimmigkeiten. Meine Korrekturleser:innen waren übrigens vereinsextern und haben mit ihrem «Blick von aussen» viele wertvolle Inputs gebracht.

Den Aufwand für eine Festschrift richtig kalkulieren

Der zeitliche Aufwand ist enorm. Die Geschichten sowie viele Beiträge hatte ich digital erhalten.
Für’s Erstellen selber habe ich eine Woche Ferien genommen, doch dies hat bei weitem nicht gereicht. Ich schätze, dass ich ohne Vorbereitungszeit mindestens 100 Stunden aufgewendet habe, bis die Festschrift druckfertig war.

Wir haben für 800 Broschüren rund CHF 800 bezahlt. Eine grössere Menge hätte nur unwesentlich mehr gekostet. Es lohnt sich, verschiedene Offerten einzuholen. Die Preisunterschiede sind enorm. Heutzutage gibt es Druckereien, wo man direkt das PDF schicken kann. Diese sind bedeutend günstiger. Bei einer so grossen Bestellmenge lohnt es sich, dass die Druckerei vor dem Druck einen Datencheck macht. So ist man sicher, dass das Druckergebnis gut ist.

Die richtigen Inhalte finden

Viele Inhalte hat das OK gefunden, aber bei der Vereinsgeschichte habe ich auch viel selber recherchiert – Online oder in Büchern, die ich ausleihen durfte.

Inserenten für die Festschrift finden

Wir sind mit diversen Organisationen und Unternehmen innerhalb der Gemeinde Emmen stark verbunden. Als Zeichen der Wertschätzung wollten wir diesen eine Gelegenheit geben, in unserer Festschrift zu einem symbolischen Preis Werbung zu machen. Dieses Angebot wurde sehr geschätzt und wir haben uns sehr gefreut, dass so viele in der Festschrift inseriert haben.

• Festschrift 100 Jahre FG Gerliswil
• Programm 100 Jahre FG Gerliswil

Karin Marra ist gerne bereit, weitere Fragen zu beantworten.